E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Seit 2025 ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein per E-Mail versandtes einfaches PDF gilt dagegen als sonstige Rechnung. Übliche strukturierte Formate sind insbesondere XRechnung und – in geeigneten Profilen – ZUGFeRD.

Diese Unterscheidung ist für die Vorbereitung entscheidend. Es reicht nicht, vorhandene Papierrechnungen nur als PDF zu versenden. Das eingesetzte System muss die erforderlichen Rechnungsdaten strukturiert erzeugen, übertragen und in der vorgesehenen Form aufbewahren können.

Inländische Unternehmen müssen schon seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums kann hierfür grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Das beantwortet jedoch noch nicht, wie eingehende Dateien intern erkannt, geprüft, lesbar gemacht, zugeordnet und unverändert archiviert werden.

Ein klar benanntes Empfangspostfach und eine Vertretungsregelung reduzieren das Risiko, dass strukturierte Rechnungen in persönlichen Postfächern liegen bleiben. Zusätzlich sollte feststehen, wer technische Fehler oder unklare Rechnungsangaben mit dem Absender klärt.

Für Umsätze vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis zum Ablauf des Jahres 2027. Daneben bestehen weitere Ausnahmen und Besonderheiten.

Welche Frist tatsächlich greift, hängt unter anderem vom Umsatz, von der Unternehmereigenschaft der Beteiligten, der Art des Umsatzes und möglichen Ausnahmen ab. Eine allgemeine Checkliste kann die Vorbereitung unterstützen, ersetzt aber nicht die Prüfung des konkreten Sachverhalts.

Unternehmen sollten nicht bis zum letzten Tag der jeweiligen Übergangsfrist warten. Sinnvoll ist ein Test mit typischen Rechnungsfällen: normale Ausgangsrechnung, Gutschrift, Berichtigung, Abschlagsrechnung und Rechnung mit Anlagen. Dabei zeigt sich, ob Stammdaten, Leistungsbeschreibungen, Steuerangaben und Zahlungsinformationen im strukturierten Teil vollständig ankommen.

Auch der Übermittlungsweg sollte mit wichtigen Geschäftspartnern abgestimmt werden. Das Gesetz schreibt für den B2B-Bereich keinen einzigen technischen Versandkanal vor. Entscheidend ist ein verlässlicher Prozess, der zur vorhandenen Software und zur Zusammenarbeit mit der Buchhaltung passt.

Die E-Rechnung betrifft nicht nur das Erstellen einer Datei. Sie verändert den Weg vom Auftrag über die Rechnungsstellung und den Eingang bis zur Prüfung, Verbuchung und Aufbewahrung. Medienbrüche, manuelle Zwischenschritte und unklare Zuständigkeiten sollten deshalb im gesamten Ablauf betrachtet werden.

Vor einer technischen Umstellung ist eine kurze Bestandsaufnahme hilfreich: Welche Systeme erzeugen Rechnungen? Wo treffen Eingangsrechnungen ein? Welche Daten werden an die Kanzlei übergeben? Wer kann Fehler erkennen und korrigieren? Auf dieser Grundlage lässt sich der tatsächliche Anpassungsbedarf gezielter mit Softwareanbieter und Steuerkanzlei abstimmen.